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企业管理流程如何不僵化

时间:2018-02-02 来源:未知 作者:佛山培训 点击:

任正非说:时代变化太快,流程管理都是僵化的,要跟上时代变化。找到一种模式,普适是不可能的。任正非所说的流程管理僵化问题,在当下处在急剧变化环境下的企业,是普遍存在

   任正非说:“时代变化太快,流程管理都是僵化的,要跟上时代变化。找到一种模式,普适是不可能的。”任正非所说的流程管理僵化问题,在当下处在急剧变化环境下的企业,是普遍存在的问题,而他关于不可能找到普适模式的论断,则未必正确。

 

不彻底的改良导致流程管理困局

  企业按照部门分工的模式所形成的金字塔结构,是以提高工作效率为目的的。在一个稳定的市场环境下,企业内部的生产经营活动也长期不变。这时候分工越细致,单个部门、单个岗位操作也就越简单,越可以标准化,也就越能够提高工作效率。于是企业便普遍实行垂直分工,把企业内部的生产经营活动分配到不同的专业部门,形成“各司其职”、分工协作的部门架构。

  部门分工模式在给企业带来工作效率提高的同时,也带了不同部门“各行其是”的问题。这个问题在生产经营活动相对稳定、简单的情况下表现得还不明显,但随着市场需求的日益个性化,企业内部生产经营活动也越来越复杂,按照精细分工的套路继续走下去,就会导致部门岗位越来越多、整体协调越来越困难,管理成本持续上升,逐步走向了分工模式原始目的的反面——企业整体工作效率越来越低。

  跨部门协同的需要,让企业普遍开始重视流程管理,主要是跨职能流程优化,以追求流程业绩的改善和企业整体改善。一般说来,一个业务流程,就是把一个或者多个输入转化为对顾客有价值的输出的一组相互关联或者相互作用的活动,其中的每一种活动还可以是一个子流程,形成一种层层嵌套的结构。

  在理想的流程管理视角下,整个企业可以被看成一系列跨部门连接的职能流程。流程管理解决了部门分工模式所不能解决的很多问题,它强调以顾客为导向,打破了原有的部门界限和职能界限,将由不同部门完成的一系列活动重新整合成为一个整体,并将责任赋予一个流程所有者。流程管理将由不同部门完成的工作活动作为一个整理来管理,通过构筑端到端的流程较好地解决了部门之间流程接口问题。进而,通过不断检查整个流程的产出,重新设计工作系统以不断改善流程,从而更好地满足顾客的需求,缩短周期时间、降低成本以及提高产出的连贯性等等。

  流程管理虽然较好的解决了部门协同问题,特别是在企业信息化支撑下,流程管理从技术层面得以不断完善。但是,市场环境的加速变化、顾客需求的日益个性化,对企业生产经营活动的灵活性提出越来越高的要求,流程管理又显得僵化而不能适应。

 

流程管理的僵化和不适应主要表现在:

(1)传统的“部门所有制”惯性依然非常强大,企业内部的行政权力按照部门和职能层级行**,员工层层隶属于其上级,“流程所有者”(通常是一个部门)对流程的协调力度有限。

(2)“流程所有者”频繁使用项目管理的方式来运作整个流程,**整个流程运作的标准化程度降低,知识积累机制丧失,从而部分抵消了流程管理的整体业绩。

(3)急剧变化的市场环境带来了对流程不断改进与重构的需要,而每次流程的改进都需要该流程所涉及的部门投入精力共同参与,成为部门工作的沉重负担,也带来的巨大的管理成本。

流程管理作为对部门分工模式的一次不彻底的改良,其管理红利已经逐步释放完毕,开始陷入困局。

 

借鉴它山之石寻找解困之路

  “它山之石可以攻玉”,不同领域中解决相似问题的思路往往可以相互启发。在计算机编程过程中,也曾面对程序沉重而难以重构,成熟的模式难以复用等等“僵化”问题。这个领域的专家们发现,造成程序“僵化”的原因在于把不同层次的内容编写在同一堆代码中,从而造成程序修改牵一发而动全身。已经编好的程序一旦需要调整,要么改动过程中造成许多新的错误,要么没法改动而不得不推到重来。他们用分离与调用的方式,创造了一种“面向对象的程序设计”方法,从而让程序变的易于表达、易于理解、易于维护。

  在《Java编程思想》一书中,对“面向对象的程序设计”有一段说明:

  当正在试图开发或理解一个程序设计时,最好的方法就是将对象想象为“服务提供者“。程序本身将向用户提供服务,它将通过调用其他对象提供的服务来实现这一目的。你的目标就是去创建(或者最好是在现有代码库中寻找)能够提供理想的服务来解决问题的一系列对象。

  将对象作为服务提供者看待是一件伟大的简化工具,这不仅在设计过程中非常有用,而且当其他人试图理解代码或重用某个对象时,如果他们看出了这个对象所能提供的服务的价值,它会调整对象以适应其设计的过程变得简单得多。

  假设要编一个打印支票的程序,就不要把所有的功能都塞进同一段代码中,而是把不同的功能分离开来。譬如可以设置多个对象,一个对象是所有可能的支票排版目录,它可以被用来查询有关如何打印一张支票的信息;另一个对象是有关所有不同类型打印机的信息。面向这两个“对象”,编程者要编写的程序只是需要调用这两个对象的服务来完成打印任务。这样,每一个对象都有它所能提供服务的明确能力边界,每个对象都可以很好的完成一个任务,而且不试图做很多事。面向对象的编程,就是对这些对象所能提供的服务不断调用,从而让程序简单明了,维护改进也变得轻松。编程者可以对已有的各种对象进行选择,也可以为新的功能需求去创建新的对象。如果一个对象需要丰富完善,都可以在对象之内完成,而不用改动调用它的程序。“面向对象的程序设计”的灵活性于是呈现出来。

  这种“分离与调用”的编程思想完全可以移植到企业流程管理中来,以克服既有流程管理模式的僵化,让企业的业务流程变得灵活,从而提高对日益加速的市场环境变化的响应速度。

 

面向能力单元的流程

  在流程管理引入“分离与调用”思想,也需要把过去承担流程任务的部门或者岗位视为“服务提供者”,要把过去不断给部门增加职责的做法变为明确定义一个团队、一个小组的功能,形成一个个定义清晰的“能力单元”。

  有了定义清晰的“能力单元”,流程创建和再造也就变得简单易行。“流程所有者”只需要根据顾客的需求打通一个价值流,然后在既有的能力单元中挑选符合条件的能力单元,把这些能力单元串联或者并联到一个流程中即可。这些流程在企业平台上会非常多,一些是常用的流程,一些是不常用的流程,但是都会记录在信息系统之中,能够随时激活,随时能够调用能力单元完成顾客所需价值的创造过程。

  每个能力单元也是一个经营主体,它们需要做的就是不断完善自己所能够提供的服务,降低服务成本,提高服务质量,争取更多的被各价值创造流程调用,从而更加充分的实现自己的价值。对于这类能力单元的驱动机制,海尔公司已经做出了有益的探索,就是“索酬”、“索赔”机制,各能力单元在企业整体系统中,如同一个个有着独立利益的微企业,它们的收益就是所提供服务的报酬。

  同时,能力单元也是知识积累的载体,它们通过完成流程所赋予的任务而不断提高自己的经验值和信誉。

  这样一来,整个企业所需要的能力也将逐步明确,哪一些能力是短缺的,需要增加或者新建,或者向企业外部租赁;哪一些能力是富余的,需要削减或者出租,都会越来越清楚。面向能力单元的流程给了我们一个看待企业的新视角。而且,这是一个具有普适性的方法,也许能由此解开任正非的困惑。

 

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